[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Dlaczego nie mógłbyś zarezerwować czasu na pisanie? Zanotuj: 900 - rozmowy telefoniczne, 1100 - spotkanie z Panem Janowskim, 1130 -1230 - szkic tekstu wystąpienia.Następnie zarezerwuj pewien czas na przeredagowanie tego przemówienia.Tak, pisanie wymaga przepisywania.Przekonujemy się o tym pisząc wieczorem namiętne listy, które wkładamy pod poduszkę i ponownie czytamy rano.Możemy się przekonać, że w dziennym świetle nasze słowa i odczucia mogą się wydawać niestosowne.Powinny być, przynajmniej, bardziej powściągliwe.To samo odnosi się do większości prac pisemnych, a nie tylko do listów miłosnych czy naładowanych nienawiścią.Odkładaj swoją pracę pod wyimaginowaną poduszkę.Odłóż ją na kilka godzin, na noc lub kilka dni, by się „uleżała".Stwórz sobie pewien dystans.Potem przeczytaj ponownie, co napisałeś i dokonaj zmian.W swoim kalendarzu zarezerwuj czas na reedycję tekstów.Jasność stylu ułatwia innym pracę i minimalizuje czas, jaki musisz poświęcić na wyjaśnianie, o co Ci chodziło w pierwotnej wersji.Zauważysz, że dzięki przeredagowaniu tekstu zmienią się reakcje i odpowiedzi, które otrzymujesz.SPOSóB 72PAMIęTAJ O AUDYTORIUMPisanie to doświadczenie samotności.Piszemy samotnie w domu, w naszych ulubionych kątach, w samolocie lub w naszych biurach.Aczkolwiek w swoich myślach jesteśmy osamotnieni, nie możemy zapominać o naszym audytorium.Piszemy dla innych ludzi, którzy myślą, mają doświadczenia i uczucia.Rozmawiając twarzą w twarz, natychmiast możemy zaobserwować reakcje.Jednak gdy piszemy, reakcja ta może nastąpić po upływie kilku dni lub też nigdy nie nadejść.Czytelnik nie jest wraz z Tobą w pokoju.Czytelnik może być odległy o wiele mil i nie mieć możliwości zwrócenia się do Ciebie z pytaniem, o co Ci chodzi w ostatnim zdaniu lub poprzednim akapicie.Stąd też, gdy piszemy, musimy cały czas mieć na uwadze czytelników naszego tekstu.Musimy myśleć o tym, co wiedzą, a czego nie wędzą.Musimy pisać w sposób jak najbardziej dla nich zrozumiały.SPOSóB 73PAMIęTAJ O ODBIORCACHPismo to także trwały ślad.Gdy piszesz, tworzysz pewien zapis.Po fakcie nie możesz powiedzieć: „Oj, nie to chciałem napisać" -lub „Pomiń stronę 4".Ponieważ pismo stanowi materialny dowód, miej na uwadze nie tylko - tak jak zwykle - audytorium, ale także poszczególnych czytelników.Pomyśl, kto otrzymuje oryginalny dokument, a komu jeszcze mogą być dostarczone kopie.Upewnij się, że nie napisałeś czegoś, co mogłoby być błędnie interpretowane lub kogoś krytykować.Powinieneś znać procedurę obiegu dokumentów.A propos, pamiętaj, by uwzględnić wszystkich z listy odbiorców.Nie pomiń nikogo.Przy dystrybucji pracy pisemnej może nam się zdarzyć pominięcie kogoś lub błędne skierowanie wiadomości.Możemy kogoś urazić lub zdenerwować zapominając dostarczyć mu kopii lub zirytować innych przez włączenie do listy odbiorców, osób, których na niej nie powinno być.Bądź szczególnie ostrożny w przypadku Internetu.Przypominam sobie przypadek, gdy ktoś wysłał e-maila do kolegi, wyrażający obawy w związku z proponowaną kandydaturą na kluczowe stanowisko kierownicze.Intencją autorki było przesłanie listu tylko koledze.Pod wpływem pośpiechu wysłała list do wszystkich osób ze swojego działu.Nie licząc kłopotliwej sytuacji, musiała jeszcze poświęcić mnóstwo czasu na wyjaśnianie swoich intencji.Ponieważ adresy poczty elektronicznej stanowią kombinację cyfr i liter, łatwo o błąd.Uważaj również na to, co piszesz w notatkach służbowych, listach lub sprawozdaniach.Gdyby niecenzuralne słowa trafiły do niewłaściwego odbiorcy, zadaj sobie pytanie, kogo mogłoby to zaskoczyć, obrazić lub rozgniewać.Co Cię łączy z Tą osobą? Czy ryzykujesz utratą wiarygodności?Jak już to musiałeś robić wcześniej, przy rozdziale Twoich opracowań pisemnych pomyśl o możliwych implikacjach.SPOSóB 74REDAGUJ, REDAGUJ, REDAGUJPoza wrażliwością na personalne implikacje swojej pracy pisemnej, musisz także mieć na uwadze pewne względy techniczne.Redaguj swoje prace.Surowe szkice są po prostu tym, czym są - surowymi szkicami.Są to myśli, które pospiesznie przelałeś na papier.Myśl o swojej pracy pisemnej jako o surowych danych.By surowe dane stały się użyteczne, musisz nadać im jakąś formę; musisz poddać je analizie.W tym przypadku analizą tą jest edycja.Edytowanie to doskonalenie pisemnej pracy, by zapewnić Twojej wiadomości pełną jasność.Redagując:Eliminuj niezgodności.Upewnij się, że to, co napisałeś na stronie l sprawozdania jest zgodne z tym, co piszesz na stronie 49.Upewnij się, że przyjęty język sformułowania problemu lub problemów badawczych jest zachowany na wszystkich, kolejnych stronach.Łącz wątki.Aby ułatwić czytelnikom śledzenie Twojego rozumowania, redagując początkowe akapity lub pierwsze zdania, udziel im wskazówek.Akapit wstępu winien określać cel i podawać, czego czytelnik może oczekiwać czytając dalej oraz w jakiej kolejności.Każdy akapit winien wynikać logicznie z poprzedniego.Redagując tekst, używaj takich słów, jak: „pierwszy", „drugi" lub „trzeci" albo „dlatego", bądź też „na skutek".Są one łącznikami między wątkami i ułatwiają nadążanie za Twoimi myślami.Pisząc, używaj rzeczowników i czasowników.Skuteczne pismo handlowe winno być konkretne.Zdania napisane stylem Dickensa lub Joyce'a nie nadają się do tekstów handlowych.Pisz zdaniami krótkimi i prostymi.Nie przeładowuj ich słowami opisowymi, zdaniami podrzędnymi i wtrąconymi.Nadmierny potok słów utrudnia czytelnikowi odszukanie rzeczownika i czasownika, a zatem odszyfrowanie znaczenia.Eliminuj kwalifikatory.Kwalifikatorami są takie słowa, jak: „rzadko", „tego rodzaju", „tego typu" lub „raczej".Nadają one pismu wieloznaczny sens.Poleganie na takich słowach jak „tego rodzaju" świadczy, że początkowo nie miałeś czasu na znalezienie właściwego określenia.Na przykład: była „swego rodzaju pięknością".A więc, czy była ładna, uderzająco piękna, elegancka, wspaniała, zmysłowa lub atrakcyjna? Usuń kwalifikatory i znajdź słowa, które znaczą to, o co Ci chodzi.Unikaj wyrażeń z przeczeniem.Przypomnij sobie pytania na egzaminach, które zaczynały się od słów: „Który z nich nie jest.?" Odpowiedzi na te pytania, zazwyczaj, wymagały więcej czasu, gdyż musiałeś się upewnić, że rozumiesz je prawidłowo.Czytelnikowi łatwiej jest odszyfrować, co masz na myśli, gdy używasz formy twierdzącej a nie przeczącej.Wystrzegaj się dwuznaczności.We wstępnym szkicu musisz zwrócić uwagę na takie słowa: jak jego, im, ich, to, tamte.Pamiętaj, by je skorygować w ostatecznej wersji pisma.Upewnij się, że czytelnik jest w stanie rozstrzygnąć, do czego odnoszą się te zaimki w Twoim zdaniu.„Daliśmy nasze produkty kobietom.Były one znakomite".Co było „znakomite"? „Produkty" czy „kobiety"?Zachowaj prostotę stylu.Twoje pisma winny być jasne i nie przeładowane.Twórz listy.Używaj znaków wyliczania.Kreuj nagłówki.Powiedz czytelnikowi, że dalej następuje lista.Następnie zamieść listę.Usuń informacje nie dotyczące sprawy oraz zbędne powtórzenia.Usuń materiał, który nie wspiera Twojej argumentacji.Używaj słów łatwo zrozumiałych.„Siedziba" to niekoniecznie musi być „domicyl", a „zanieczyszczenie" to „kontaminacja" tylko dlatego, że piszesz oficjalne sprawozdanie.Przestrzegaj prostoty struktury zdań i słów.Skoryguj błędy ortograficzne, gramatyczne i arytmetyczne
[ Pobierz całość w formacie PDF ]